Kalite Dokümanları

Kalite Dokümanları

Kalite Dokümanları

Günümüz iş koşullarında bazı kuruluşların aşırı büyümesi veya birleşmeler nedeniyle şirketlerin doküman yapılarında ciddi yoğunluklar görülmektedir. Bu noktada çoğu şirket yöneticisi bizlere kontrollü dokümanlar konusunda yoğun sorular sormaktadırlar. Kalite Dokümanları neleri kapsamalı ve hangi dokümanlar kontrollü olmalıdır? Şirketler dokümantasyon yapılarına göre kurum içi uygulamalarını prosedür, el kitabı, talimat, yönetmelik, akış şeması, diagram gibi farklı formlar aracılığıyla yayımlamaktadırlar. Örneğin çok yakın bir tarihte aldığım mailde bir yönetici şirketinin tam 9000 adet kontrollü dokümanının olduğunu ve gerçekte bunların ne kadarına ihtiyaç olabileceğini sordu. İş süreçlerinin verimliliği için faaliyetlerin dokümante olması, revizyon veya ihtiyaç halinde güncel olarak erişilebilir olması önemlidir. 9000 adet kontrollü dokümanın güncelliğinin sağlanması gerçekten zor bir iştir.

Kalite Dokümanları

Doküman Yönetiminin temel şartları;

  • Dokümanlar doğru olmalı
  • Dokümanlar güncel olmalı
  • Dokümanların tanımlı dağıtım listeleri olmalı

Evet gelelim 9000 adet dokümanın güncelliğinin takibine, bu noktada sizlere bazı ipuçları verebiliriz.

Kalite Dokümanları

Doküman kontrol yönetiminin etkin ve verimli işletilebilmesi için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz.

  1. Dokümanın herhangi bir ürüne veya sürece ait olup olmadığını tanımlayın. Proses veya ürün geçerli değil ise o dokümanı güncellemenize gerek yoktur. Hukuk birimi ile görüşerek dokümanın ne kadar süre arşivleneceğini öğrenebilirsiniz.
  2. Dokümanın içeriğinde gözden geçirilmesi gereken şartların olup olmadığını veya bilginin referans veya kılavuz amaçlı olup olmadığını tanımlayın. Kılavuz ve referans dokümanların kontrol edilmesine gerek yoktur.
  3. Dokümanın revizyon geçmişini inceleyin, buradan doküman içerisindeki bilgilerin ne sıklıkla güncellendiğini öğrenebilirsiniz.
  4. Dağıtım listesinin güncel olup olmadığını kontrol edin. Dokümana ihtiyacı olmayan kullanıcıların listeden çıkarılmasını sağlayabilirsiniz.
  5. Farklı dokümanların bir araya getirilip getirilmeyeceğini değerlendirin. Örneğin birbirinden ayrı birçok prosedürün toplandığı bir kitap oluşturulabilir mi?

Detaylı bilgi ve kaynak için bizimle iletişime geçebilirsiniz

www.kaliten.com

 

 

Paylaş, çoğalsın!

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir