Sürekli İyileştirme

Sürekli İyileştirme

Sürekli İyileştirme   

Sürekli İyileştirme kavramı Kalite Yönetim Sistemlerinin gerekliliği gibi görünmekle birlikte aslında yaşantımızın bir parçasııdır. Hiçbir varlık kendini iyileştiremeden yaşamını sürdüremez, süredürmeye çalışsa dahi uzun süre varolamaz yada kalitesiz bir yaşam seyreder. Evet sürekli iyileştirme yaşamın her alanında, çocuk gelişimi, eğitim, iş yaşamı, teknoloji, sanat, eğlence gibi alanları düşündüğümüzde zamanla hepsinin ne kadar iyileştiğine birlikte şahit oluyoruz.

Bu yazımızda sürekli iyileştirmenin en önemli unsurlarından biri olan liderlik ve değişim yönetimine değinmek istiyoruz. Sürekli iyileştirme olgusunun etkin olarak uygulanmasında liderlik ve değişim yönetimi çok önemlidir.

 

Sürekli İyileştirme   

 

Liderlik, Değişim Yönetimi ve Sürekli İyileştirme

 

Lider olan kimse çalıştiği kuruluşun kültürü ile ilgilenen ve gerekli değişimleri kültürle yapan kimsedir, lider şirketteki alışkanlık tarzlarını ve işin yapılış tarzlarını değiştirir. Lider bu kültür değişimini dikte ederek, zorla değil, yaşamıyla, hayat felsefesiyle örnekler sunarak yapmalıdır. Diğer taraftan lider kuruluşun kültürünü yozlaştırmamalı ve temeldeki vasıfların da devamını sağlamalıdır.

Inward looking, outward looking dikkate alınmalıdır, bu yapılmazsa bürokrasi ve içeri dönük yöneticilik artar, halbuki dışa, piyasaya dönük olunmalıdır, böylelikle dünyadaki şirketlerle yarış haline girilebilir.

Not/ Örnek: Mercantilizm

Mercantilizm 15-18. Yüzyıllar aradında Avrupa’da kilisenin öncülüğünde ortaya çıkmış ekonomik bir teoridir, sömürünün başlangıcıdır. Batılı ülkeler özellikle Afrika’da sörürü uygulayarak buradaki kaynakları kendi ülkelerine getirmişler ve sonradan bu kaynaklar enflasyon yaratmıştır. Fakat 2008 krizi ile birlikte tersine mercantilizm başlamıştır ve Batı (ABD ve Avrupa) bedel ödemeye başlamıştır. Bu önümüzdeki 10 sene sürecek gibi gözükmektedir, batıda şuan mevcut olan Bubble Economy (üretmeden/yaratmadan oluşan ekonomid)’dir. Bugüne kadar batı ürün yeniliğini elinde tuttukça dünyaya hakim olmuştur, fakat artık doğu da üretmeye başlamıştır ve tarih batıya bedel ödetecektir, üretim yapan doğu ülkeleri batının şirketlerini bile ele geçirebilecektir. Günümüz ekonomik, global şartlarında ayakta durabilmek için gelişen, yenileşen süreçlere açık ve dışa dönük olunmalıdır.

 

EFQM Mükemmellik Modeli

MÜKEMMELLİĞİN TEMEL KAVRAMLARI VE EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ

1. LİDERLİK
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, kuruluşun değerleri ve etik anlayışı doğrultusunda örnek olan, sürekli güven aşılayan liderlere sahiptir.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Mükemmel kuruluşların liderleri, değişimi etkili biçimde yönetmeyi sağlar. Kuruluşun sürekli başarısının gerçekleştirilmesini güvence altına alır.

 

2. STRATEJİ
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, stratejiyi yaşama geçirmek üzere; politikalar ve planlar, amaçlar; süreçler oluşturarak uygulamaya alırlar.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Strateji, paydaşların ve dış çevrenin gereksinim ve beklentilerinin, iç performans ve yeteneklerinin anlaşılmasını analiz eder. Stratejiyi destekleyen politikalar oluşturur, duyurulur, uygulanır ve izlenir.

3. ÇALIŞANLAR
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, çalışanlarına değer verir; bireysel ve kurumsal amaçların karşılıklı yarar sağladığı bir kültür yaratır.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Çalışanların yön birliği ve katılımı sağlanarak çalışanlar yetkilendirilir; yetenek ve bilgi birikimlerini kuruluşa yarar sağlayacak yönde kullanmalarına olanak verir.

4. İŞBİRLİKLERİ VE KAYNAKLAR
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, kuruluş dışı işbirliklerini, tedarikçilerini ve iç kaynaklarını strateji ve politikalarını destekleyecek biçimde, süreçlerinin etkili çalışması doğrultusunda planlar ve yönetir.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Finansal kaynaklar sürdürülebilir başarıyı güvence altına alacak biçimde yönetilir. Altyapı ve doğal kaynaklar sürdürülebilir biçimde yönetilerek çevresel ve toplumsal faktörlerin etkili yönetilmesini güvence altına alır.

5. SÜREÇLER, ÜRÜNLER VE HİZMETLER
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, müşterilerine ve diğer paydaşlarına artan bir değer sağlamak üzere süreç, ürün ve hizmet tasarlar bunları yönetir ve iyileştirir.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Süreçler paydaşlara ve müşterilere en uygun değeri sağlamak amacıyla tasarlanır, yönetilir ve geliştirilir.

6. MÜŞTERİLERLE İLGİLİ SONUÇLAR
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, müşterilerinin gereksinim ve beklentilerini esas alan stratejinin ve bu stratejiyi destekleyen politikaların performans göstergeleri ve ilgili çıktılarını tanımlar; görüş birliği sağlar.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Müşterilerin kuruluş hakkındaki algılamalarının çeşitli kaynaklardan elde edilmesini sağlar, aynı zamanda kuruluş performansının da müşteriler üzerindeki etkilerini öngörmek için performans göstergeleri yapar.

7. ÇALIŞANLARLA İLGİLİ SONUÇLAR
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, çalışanlarının gereksinim ve beklentilerini esas alan stratejinin ve bu stratejiyi destekleyen politikaların performans göstergeleri ve ilgili çıktılarını tanımlar; görüş birliği sağlar.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Çalışanların kuruluş hakkındaki algılamalarının çeşitli kaynaklardan elde edilmesini sağlar; aynı zamanda kuruluş performansının da çalışanlar üzerindeki etkilerini öngörmek için performans göstergeleri yapar.

8. TOPLUMLA İLGİLİ SONUÇLAR
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, ilgili dış paydaşlarının gereksinim ve beklentilerini esas alan temel sonuçlar için belirlenmiş stratejiyle uyumlu ve açıkça ifade edilmiş hedefler belirler.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Toplumun kuruluş hakkındaki algılamalarının çeşitli kaynaklardan elde edilmesini sağlar; aynı zamanda kuruluş performansının da toplum üzerindeki etkilerini öngörmek için performans göstergeleri yapar.

9. TEMEL PERFORMANS SONUÇLARI
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, temel paydaşlarının gereksinim ve beklentilerini esas alan, stratejinin başarılı bir biçimde sağlandığını belirlemek amacıyla finansal olan ve olmayan temel sonuçları tanımlar; görüş birliği sağlar.

Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Temel performans göstergeleri, kuruluşun olası temel çıktılarını izlemeye, anlamaya, öngörmeye ve iyileştirmeye yardımcı olur.
GİRDİLER SONUÇLAR ÖĞRENME, YARATICILIK VE YENİLEŞİM Liderlik Çalışanlar Strateji İşbirlikleri ve Kaynaklar Süreçler, Ürünler ve Hizmetler Temel Performans Sonuçları Çalışanlarla ilgili Sonuçlar Müşterilerle ilgili Sonuçlar Toplumla İlgili Sonuçlar
Bu kriterlerin beşi “Girdi” kriterlerini, dördü “Sonuç” kriterlerini oluşturur. Girdi kriterleri bir kuruluşun yaptığı faaliyetleri ve bunları nasıl yaptığını içerir. Sonuç kriterleri ise kuruluşun neler gerçekleştirdiğini gösterir.

EFQM Mükemmelik Modelinin uygulanmasında iki önemli husus, modelin omurgasını oluşturmaktadır. Bunlar

Stratejik Planlama ve Süreç Yönetimi  konularıdır.

EFQM Mükemmellik Modeli 9 kriterden oluşur:

Liderlik, strateji, çalışanlar, işbirlikleri ve kaynaklar, süreçler, ürünler ve hizmetler modelin girdilerini  oluşturur. Çalışanlar, müşteriler, toplumla ilgili sonuçlar ve temel performans sonuçları ise modelin çıktılarıdır.

Girdiler kuruluşun faaliyetlerini ve bu faaliyetlerin nasıl gerçekleştirildiğini, sonuçlar ise kuruluşun  gerçekleştirdiklerini gösterir ve sonuçlar sayesinde girdilerde iyileşme sağlanır.

Mükemmel kuruluşlar, planlı bir biçimde paydaşlarının kısa ve uzun vadeli gereksinimlerini karşılayan ve uygun alanlarda bu gereksinimleri aşan dengeli sonuçlarla misyonlarını gerçekleştirir ve vizyonlarına doğru ilerlerler. Misyon varlık nedenimizin anlatıldığı bir ifadedir ve ölçülebilir kriterlerle tanımlanmalıdır. Misyonda aşağıdaki unsurlar aranır:

Ürün ve/veya hizmetler

Müşteri

Pazar

Kalıcılık

Felsefe

Çalışanlara bakış açısı

Kendini görüş şekli

Kamu imajı

Vizyonda ise ,” İleride ne olmak istiyoruz “  sorusuna cevap aranır. Kuruluşun  Vizyonu hissedarlar tarafından oluşturulur.  Vizyon, 4, 5 yıllık periyotlar için  yapılır ve her sene gözden geçirilir.

Bir kuruluşun değerleri, çalışanlar tarafından benimsenmelidir, sadece yazılı ortamda kalmayıp süreçlerle ilişkilendirilmelidir, kalpte hissedilen amaç ve hedeflere ulaşma yoludur.Stratejik plan çerrçevesinde değişebilir. Değerler etik kurallarla ilişkilendirilmemelidir.

Mükemmel kuruluşlarda bir çok Politika oluşturulup, bir el kitabında bütün politikalar anlatılabilir. Örnek Tedarik zinciri politikası, Teknoloji politikası, Sürdürülebilirlik politikası gibi.

Mükemmel kuruluşlar, müşterilerinden aldıkları geribildirimler ile onların beklentilerini karşılamak zorunda olduklarının farkındadırlar.Kuruluşun tüm personeli tarafından Ana iş hedefleri bilinmeli ve sahiplenilmelidir.

EFQM Mükemmellik Modelini belirlemiş kuruluşlar, tüm paydaşlarının beklentilerini karşılayan veya aşan yüksek düzeyde performans gerçekleştirir ve bu performansı sürdürürler.

Paydaşların kısa ve uzun vadeli beklentileri stratejik plana girdi olarak yansıtılır.Paydaşların ve dış çevrenin gereksinim ve beklentilerinin anlaşılması ile İç performans ve yeteneklerin anlaşılması stratejik plana girdi sağlar.

Geleceğe yönelik senaryolar ve stratejik riskler strateji belgesinde ve bütçede olmalıdır.İyi kuruluşların verileri alınarak kıyaslama yapılır.Bu kıyaslama ile durum analizi yapılarak mevcut durum tespit edilebilir.

Temel Yetkinlikler; değerli, az bulunur, taklit edilmesi maliyetlidir ve ikame edilemez.Temel yetkinlikler, stratejilerde ön plana çıkartılmalı ve müşterilere anlatılmalıdır. Yetkinliklerin tanımlanması, performanslarının ölçülmesi ve arada oluşan farklar için iyileştirme çalışması gerçekleştirilmelidir.Yeni insan kaynağı bu iyileştirme sonucu ortaya çıkan yetkinlik ve ihtiyaçlara göre tekrar belirlenmelidir. Değer Önerme; temel yetkinliklerin belirlenip, duyurulması için önem arz eder. Yetkinlikler belirlenirken öncelikle kurumsal yetkinlikler tanımlanmalı daha sonra birey etkinliği belirlenmelidir.

Süreç, ana iş hedeflerini gerçekleştirmek için yapılan işlerdir ve EFQM Mükemmellik Modelinde, Süreç Yönetimi Yaklaşımı, Stratejik Planlama ile birlikte EFQM’in omurgasını oluşturur. Süreçlerin sahipleri ve yetkinliklikleri tanımlanmalı, ölçülmeli, ölçüm sonucu tespit edilen eksiklerin giderilmesi ile ilgili yöntemler belirlenmelidir.Süreçlerin,  Risk haritası ve Risk Aksiyon Planı çıkartılmalıdır.Süreçler arasındaki ilişkiyi göstermek için fonksiyonel ilişki şeması adı altında bir birimin girdi ile çıktısının diğer birimler ile ilişkisi daha net gösterebilir.

Modelin en iyi uygulamalarında üst düzey yöneticilerden oluşan kurullarla yönetim ön plana çıkmaktadır.Bu kurullar modelin kurulum aşamasında üst düzey yöneticilerden oluşmakta sonraki yıllarda müdür ve çalışanlara devredilmektedir. Bu kurullara örnekler iyileştirme önerilerini inceleyen Direktörler Kurulu, Yaratıcı fikirleri değerlendiren Kalite Yürütme Kurulu, Müşteri ilişkileri Kurulları, Çevre Yürütme Kurulu gibi.