EFQM Modeli

EFQM Modeli

EFQM Modeli

Giriş-Tarihçe:

(European Foundation For Quality Management) Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı

Türkiyedeki karşılığı KalDer.

EFQM de denetçi, denetmen, auditor yerine değerlendirici vardır, değerlendirici bir kuruluşun ilkelerine, değerlerine, anlayışına, ekip çalışması gibi öğelere bakarak o kuruluşun kültürünü anlamaya çalışır.

EFQM kendi kültürümüz çerçevesinde bir kurum/kuruluşta yapılan işleri o kurumun kültürü ile bütünleştirerek değerlendirip o kurumun mükemmelliğini anlama kültürüdür.

EFQM’in tarihine bakıldığında vakfın Türkiye’ye ilk girişi 1992 yılında olmuş ve bu tarihten itibaren günümüze değin bakıldığında Türkiye bugün en çok ödül alan şirketler ve EFQM uygulayan şirketler bakımından değerlendirildiğinde EFQM’i en iyi uygulayan ve en iyi örnekleri ortaya koyan birkaç ülke arasında yer almaktadır. Bugüne kadar Türkiye’den EFQP ödülü kazanan bazı kuruluşlar; Netaş, Bursa Gaz, Vitra, Arçelik, Brisa, Bursa Nilüfer Belediyesi gibi kuruluşlar olmuştur. EFQM’e yılda ortalama başvuru sayısı 15-25 arasındadır. Türkiye’de başvuru alanında ana kategoriler: Büyük ölçekli işletmeler, Kobiler (Bir holdinge bağlı olanlar, bir holdinge bağlı olmayanlar), Kamu sektörü (Eğitim, Sağlık ve Kamu Kuruluşları olmak üzere 3’e ayrılır.) Avrupa’da 4 kategori vardır: Büyük ve küçük ölçekli işletmeler, kamu sektörü ve özel sektör.

Dünyada 35 bin kuruluş EFQM modelini uygulamaktadır. EFQM dünyada Kazakistan, Sudan, İran, Meksika, Çin, Hindistan, Birleşik Arap Emirlikleri gibi ülkelerde ve Ortadoğu ve Güney Amarika gibi bölgelerde büyük bir gelişim göstermektedir.

EFQM günümüzde en güvenilir yönetim araçlarındandır. Bir standart değildir, ödül almış bir şirket denetime tabi değildir, bu bakımdan ISO 9001 ile ayrılmaktadır. EFQM bir kültür ve anlayıştır, bu anlayış ve kültürü sağlamak için yüzlerce yöntem olabilir. EFQM’de belli ilkeler vardır ama bir standart değildir, süreçler bazında çalışma anlayışı, ekip çalışması, yenilikçilik, müşteri odaklılık vardır. EFQM’de sürekli iyileştirme anlayışı vardır, amaç bügünün dünden daha iyi olmasıdır. (Japonlar buna Kaizen, Deming de PUKO döngüsü demiştir.) EFQM’in özünde bir işi daha iyi nasıl yapabilirim anlayışı vardır, daha az insanla aynı işi yapmak, aynı işi daha az kaynakla, daha az zamanda yapmak gibi hedefler vardır.

EFQM Mükemmellik Modeli

MÜKEMMELLİĞİN TEMEL KAVRAMLARI VE EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ

1. LİDERLİK
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, kuruluşun değerleri ve etik anlayışı doğrultusunda örnek olan, sürekli güven aşılayan liderlere sahiptir.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Mükemmel kuruluşların liderleri, değişimi etkili biçimde yönetmeyi sağlar. Kuruluşun sürekli başarısının gerçekleştirilmesini güvence altına alır.

 

2. STRATEJİ
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, stratejiyi yaşama geçirmek üzere; politikalar ve planlar, amaçlar; süreçler oluşturarak uygulamaya alırlar.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Strateji, paydaşların ve dış çevrenin gereksinim ve beklentilerinin, iç performans ve yeteneklerinin anlaşılmasını analiz eder. Stratejiyi destekleyen politikalar oluşturur, duyurulur, uygulanır ve izlenir.

3. ÇALIŞANLAR
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, çalışanlarına değer verir; bireysel ve kurumsal amaçların karşılıklı yarar sağladığı bir kültür yaratır.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Çalışanların yön birliği ve katılımı sağlanarak çalışanlar yetkilendirilir; yetenek ve bilgi birikimlerini kuruluşa yarar sağlayacak yönde kullanmalarına olanak verir.

4. İŞBİRLİKLERİ VE KAYNAKLAR
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, kuruluş dışı işbirliklerini, tedarikçilerini ve iç kaynaklarını strateji ve politikalarını destekleyecek biçimde, süreçlerinin etkili çalışması doğrultusunda planlar ve yönetir.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Finansal kaynaklar sürdürülebilir başarıyı güvence altına alacak biçimde yönetilir. Altyapı ve doğal kaynaklar sürdürülebilir biçimde yönetilerek çevresel ve toplumsal faktörlerin etkili yönetilmesini güvence altına alır.

5. SÜREÇLER, ÜRÜNLER VE HİZMETLER
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, müşterilerine ve diğer paydaşlarına artan bir değer sağlamak üzere süreç, ürün ve hizmet tasarlar bunları yönetir ve iyileştirir.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Süreçler paydaşlara ve müşterilere en uygun değeri sağlamak amacıyla tasarlanır, yönetilir ve geliştirilir.

6. MÜŞTERİLERLE İLGİLİ SONUÇLAR
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, müşterilerinin gereksinim ve beklentilerini esas alan stratejinin ve bu stratejiyi destekleyen politikaların performans göstergeleri ve ilgili çıktılarını tanımlar; görüş birliği sağlar.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Müşterilerin kuruluş hakkındaki algılamalarının çeşitli kaynaklardan elde edilmesini sağlar, aynı zamanda kuruluş performansının da müşteriler üzerindeki etkilerini öngörmek için performans göstergeleri yapar.

7. ÇALIŞANLARLA İLGİLİ SONUÇLAR
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, çalışanlarının gereksinim ve beklentilerini esas alan stratejinin ve bu stratejiyi destekleyen politikaların performans göstergeleri ve ilgili çıktılarını tanımlar; görüş birliği sağlar.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Çalışanların kuruluş hakkındaki algılamalarının çeşitli kaynaklardan elde edilmesini sağlar; aynı zamanda kuruluş performansının da çalışanlar üzerindeki etkilerini öngörmek için performans göstergeleri yapar.

8. TOPLUMLA İLGİLİ SONUÇLAR
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, ilgili dış paydaşlarının gereksinim ve beklentilerini esas alan temel sonuçlar için belirlenmiş stratejiyle uyumlu ve açıkça ifade edilmiş hedefler belirler.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Toplumun kuruluş hakkındaki algılamalarının çeşitli kaynaklardan elde edilmesini sağlar; aynı zamanda kuruluş performansının da toplum üzerindeki etkilerini öngörmek için performans göstergeleri yapar.

9. TEMEL PERFORMANS SONUÇLARI
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, temel paydaşlarının gereksinim ve beklentilerini esas alan, stratejinin başarılı bir biçimde sağlandığını belirlemek amacıyla finansal olan ve olmayan temel sonuçları tanımlar; görüş birliği sağlar.

Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Temel performans göstergeleri, kuruluşun olası temel çıktılarını izlemeye, anlamaya, öngörmeye ve iyileştirmeye yardımcı olur.
GİRDİLER SONUÇLAR ÖĞRENME, YARATICILIK VE YENİLEŞİM Liderlik Çalışanlar Strateji İşbirlikleri ve Kaynaklar Süreçler, Ürünler ve Hizmetler Temel Performans Sonuçları Çalışanlarla ilgili Sonuçlar Müşterilerle ilgili Sonuçlar Toplumla İlgili Sonuçlar
Bu kriterlerin beşi “Girdi” kriterlerini, dördü “Sonuç” kriterlerini oluşturur. Girdi kriterleri bir kuruluşun yaptığı faaliyetleri ve bunları nasıl yaptığını içerir. Sonuç kriterleri ise kuruluşun neler gerçekleştirdiğini gösterir.

EFQM Mükemmelik Modelinin uygulanmasında iki önemli husus, modelin omurgasını oluşturmaktadır. Bunlar

Stratejik Planlama ve Süreç Yönetimi  konularıdır.

EFQM Mükemmellik Modeli 9 kriterden oluşur:

Liderlik, strateji, çalışanlar, işbirlikleri ve kaynaklar, süreçler, ürünler ve hizmetler modelin girdilerini  oluşturur. Çalışanlar, müşteriler, toplumla ilgili sonuçlar ve temel performans sonuçları ise modelin çıktılarıdır.

Girdiler kuruluşun faaliyetlerini ve bu faaliyetlerin nasıl gerçekleştirildiğini, sonuçlar ise kuruluşun  gerçekleştirdiklerini gösterir ve sonuçlar sayesinde girdilerde iyileşme sağlanır.

Mükemmel kuruluşlar, planlı bir biçimde paydaşlarının kısa ve uzun vadeli gereksinimlerini karşılayan ve uygun alanlarda bu gereksinimleri aşan dengeli sonuçlarla misyonlarını gerçekleştirir ve vizyonlarına doğru ilerlerler. Misyon varlık nedenimizin anlatıldığı bir ifadedir ve ölçülebilir kriterlerle tanımlanmalıdır. Misyonda aşağıdaki unsurlar aranır:

Ürün ve/veya hizmetler

Müşteri

Pazar

Kalıcılık

Felsefe

Çalışanlara bakış açısı

Kendini görüş şekli

Kamu imajı

Vizyonda ise ,” İleride ne olmak istiyoruz “  sorusuna cevap aranır. Kuruluşun  Vizyonu hissedarlar tarafından oluşturulur.  Vizyon, 4, 5 yıllık periyotlar için  yapılır ve her sene gözden geçirilir.

Bir kuruluşun değerleri, çalışanlar tarafından benimsenmelidir, sadece yazılı ortamda kalmayıp süreçlerle ilişkilendirilmelidir, kalpte hissedilen amaç ve hedeflere ulaşma yoludur.Stratejik plan çerrçevesinde değişebilir. Değerler etik kurallarla ilişkilendirilmemelidir.

Mükemmel kuruluşlarda bir çok Politika oluşturulup, bir el kitabında bütün politikalar anlatılabilir. Örnek Tedarik zinciri politikası, Teknoloji politikası, Sürdürülebilirlik politikası gibi.

Mükemmel kuruluşlar, müşterilerinden aldıkları geribildirimler ile onların beklentilerini karşılamak zorunda olduklarının farkındadırlar.Kuruluşun tüm personeli tarafından Ana iş hedefleri bilinmeli ve sahiplenilmelidir.

EFQM Mükemmellik Modelini belirlemiş kuruluşlar, tüm paydaşlarının beklentilerini karşılayan veya aşan yüksek düzeyde performans gerçekleştirir ve bu performansı sürdürürler.

Paydaşların kısa ve uzun vadeli beklentileri stratejik plana girdi olarak yansıtılır.Paydaşların ve dış çevrenin gereksinim ve beklentilerinin anlaşılması ile İç performans ve yeteneklerin anlaşılması stratejik plana girdi sağlar.

Geleceğe yönelik senaryolar ve stratejik riskler strateji belgesinde ve bütçede olmalıdır.İyi kuruluşların verileri alınarak kıyaslama yapılır.Bu kıyaslama ile durum analizi yapılarak mevcut durum tespit edilebilir.

Temel Yetkinlikler; değerli, az bulunur, taklit edilmesi maliyetlidir ve ikame edilemez.Temel yetkinlikler, stratejilerde ön plana çıkartılmalı ve müşterilere anlatılmalıdır. Yetkinliklerin tanımlanması, performanslarının ölçülmesi ve arada oluşan farklar için iyileştirme çalışması gerçekleştirilmelidir.Yeni insan kaynağı bu iyileştirme sonucu ortaya çıkan yetkinlik ve ihtiyaçlara göre tekrar belirlenmelidir. Değer Önerme; temel yetkinliklerin belirlenip, duyurulması için önem arz eder. Yetkinlikler belirlenirken öncelikle kurumsal yetkinlikler tanımlanmalı daha sonra birey etkinliği belirlenmelidir.

Süreç, ana iş hedeflerini gerçekleştirmek için yapılan işlerdir ve EFQM Mükemmellik Modelinde, Süreç Yönetimi Yaklaşımı, Stratejik Planlama ile birlikte EFQM’in omurgasını oluşturur. Süreçlerin sahipleri ve yetkinliklikleri tanımlanmalı, ölçülmeli, ölçüm sonucu tespit edilen eksiklerin giderilmesi ile ilgili yöntemler belirlenmelidir.Süreçlerin,  Risk haritası ve Risk Aksiyon Planı çıkartılmalıdır.Süreçler arasındaki ilişkiyi göstermek için fonksiyonel ilişki şeması adı altında bir birimin girdi ile çıktısının diğer birimler ile ilişkisi daha net gösterebilir.

Modelin en iyi uygulamalarında üst düzey yöneticilerden oluşan kurullarla yönetim ön plana çıkmaktadır.Bu kurullar modelin kurulum aşamasında üst düzey yöneticilerden oluşmakta sonraki yıllarda müdür ve çalışanlara devredilmektedir. Bu kurullara örnekler iyileştirme önerilerini inceleyen Direktörler Kurulu, Yaratıcı fikirleri değerlendiren Kalite Yürütme Kurulu, Müşteri ilişkileri Kurulları, Çevre Yürütme Kurulu gibi.